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Funcionalidades que cumplen un recepcionista
La primordial funcionalidad es recibir al público por su llegada a la recepción del lugar de trabajo. Sus funcionalidades dependen del puesto de trabajo u otro y guiándose detenidamente por la organización en la cual laboran. Ya sea, un departamento, un hospedaje, un hospital, una clínica odontológica, un edificio público, inclusive, un salón de belleza o un centro de descanso. Sea cual sea el entorno de trabajo un recepcionista se deberá adaptar a las funciones o las necesidades del mismo.

A continuación, se detallan estas funcionalidades:

Atender a los visitantes
Esto hace énfasis en que el recepcionista se ocupa de saludar a los visitantes de forma adecuada, establecer las necesidades del visitante de forma profesional, conservar el registro de visitas. Como también, se encarga de dirigir de forma correcta a las personas y de aportar la información necesaria del trabajo realizado al dueño del sitio en caso de alguna ausencia en la recepción.

Contestar llamadas
Se encargan de contestar y redirigir las llamadas entrantes a la persona solicitada dentro de la empresa de manera educada y apropiada, manejar las consultas y suministrar información adecuada.

Gestionar el correo y las RRSS
La administración de los correos se enfoca en ordenar y repartir los mensajes electrónicos entrantes. Organizar cada una de las entregas y salidas de mensajería. Y más ahora con el avance de las nuevas tecnologías, una de las funcionalidades se enfoca en manejar las redes sociales de dicha organización.

Manejar la seguridad
Por medio del punto céntrico de su trabajo puede observar las personas que entran, pasan por las puertas de recepción y salen. Organiza los pases de visitantes si la organización lo requiere, reportar actividades sospechosas en caso de suceder.

Ocupaciones financieras
Se encarga de controlar y examinar exclusivamente los pagos realizados, en su zona de trabajo.

Paralelamente, aparte de atender y responder las dudas e inquietudes de los visitantes correspondiente a su zona de trabajo, pueden realizar otras funcionalidades las cuales, se presentan varias de ellas a continuación:

Reservar las salas de reuniones.
Categorización, envío de cartas y correspondencia.
Llevar uniforme si así lo requiere su zona de trabajo.
Agendar citas, elaborar facturas, cobrar y contestar preguntas desarrolladas por teléfono o correspondencia electrónica.
Proporcionar información requerida por los visitantes, responder las consultas de modo, cara a cara, por teléfono o email.
Distribuir o señalar a los visitantes un asiento específico, de modo que, puedan esperar tranquilos y calmados, hasta que llegue el turno de su cita, o en su defecto, se encuentre disponible la persona a la que vinieron a ver.
Ciertos recepcionistas ofrecen a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.
Tienen la posibilidad de encargarse de conservar ordenada su sitio de trabajo.

Perfil profesional
Para ser un recepcionista, se debería tener:

Aspecto llamativo y elegante.
Reacción amable, eficiente y servicial.
Gran capacidad comunicativa, incluyendo lenguaje claro y profesional al telefono, en persona o por correo electrónico.
Buenos dotes de organización.
Capacidad para manipular equipos de oficina como, fotocopiadoras y centralitas telefónicas.
Saber algún idioma externo.
Habilidades organizativas.
Conocimientos en temas de contabilidad.
Destrezas en equipos informáticos.
Gestionar pagos realizados con dinero en efectivo, tarjetas de crédito y débito.
Ofrece a los visitantes información oportuna y esencial.

O recepcionista pode contribuir para um.

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